1. 方便地访问您经常使用的文档

工作菜单是一个鲜为人知的重要Word特性。您可以使用工具菜单来保存常用Word文件的方便访问列表。

要将工作菜单添加到菜单栏或工具栏中：

1. 在“工具”菜单中，点击“自定义”，然后点击“命令”选项卡。

2. 在“类别”方框中，点击“内置菜单”。

3. 点击“命令”方框中的“工作”，把它拖动到菜单栏或显示的工具栏中。

有了适当位置的工作菜单，您就可以将任意打开的Word文档添加到您的列表中。下面是所用的选项：

· 要将当前的文档添加到工作菜单中，请在“工作”菜单中，点击“添加到‘工作’菜单”。

· 要打开工作菜单中文档，请在“工作”菜单中，点击您希望打开的文档。

· 要从工作菜单中删除一个文档：

o 按CTRL+ALT+－ (破折号键)。您的指针将变成大的粗体下划线。

o 在“工作”菜单中，点击您希望删除的文档。

2在Excel中进行快速计算
想知道一系列单元格的最大值吗？虽然您可以创建公式来完成这一工作，但我还有一个更快的方法。查看一系列单元格的最大值的操作方法：

1选择您感兴趣的单元格，您将看到所选单元格的总和显示在状态栏中。状态栏就是工作表窗口下方的水平区域。

2如果没有出现状态栏，单击视图菜单中的状态栏。

3鼠标右击状态栏，然后单击最大值。现在您就可以在状态栏中看到最大值了

3在Excel中的绝对与相对单元引用之间切换
当您在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元；也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。

借助公式工作时，通过使用下面这个唾手可得的捷径，您可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。

1. 选中包含公式的单元格。

2. 在公式栏中选择您想要改变的引用。

3. 按下F4切换。

4在Excel中插入时间/日期TODAY和NOW函数
要想自动地更新日期和时间，您必须使用TODAY和NOW函数。想学习怎样做到这一点，请在Excel帮助中查找“TODAY”，然后点击“TODAY”或“TODAY_工作表函数”；在Excel帮助中查找“NOW”，然后点击“NOW” 或“NOW_工作表函数”。

5 “自制”快捷按钮
在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用（也许你的计算机上已经设置过了，就不需要重复设置了）：

1. 右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；

2. 选择“命令”标签，类别“格式”；

3. 在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；

4. 关闭“自定义”窗口就可以使用了。

其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。以上方法，WORD同样适用。

专家点评：
在Excel 2002中，格式工具栏中的“合并及居中”按钮已经变成了一个切换按钮，可以在合并居中和取消合并之间切换。但此技巧所提供的方法，是所有的Office程序中自定义工具栏按钮或菜单项的标准方式。

6在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。

专家点评：
事实上，采用此方法最大的好处是，在一行的最后一个单元格，继续按Tab，则可以转到下一行开始的单元格；在选定区域最后一行的最后一个单元格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单元格。同样用Enter可以按列输入数据。

7 Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。

专家点评：Microsoft Word 可以记录键入或编辑文字的最后三个位置。在保存了文档之后，仍可用此功能回到以前进行编辑的位置。

8 Office使用技巧：快速选择Excel工作表
在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。
专家点评: 我们的注意力常常集中在如何在同一个工作表中定位。这个技巧对于Excel老手也许颇有帮助，一般人看来，他们的工作簿通常有太多的表。

9 一次保存多个打开的文件
如果你知道"秘密（secret）"键，你可以一次性保存或关闭所有打开的文档。按住SHIFT键，单击文件菜单。当你按住SHIFT键时，在文件菜单中将出现两个新的选项：全部关闭和全部保存。

如果要同时保存所有打开的文档，单击全部保存。或者，要关闭所有打开文档，单击全部关闭；关闭文档前Word将提示你保存你所做的改动。注：全部关闭命令在Excel中同样起作用。

10 通过双击格式刷可以重复复制格式
多数word使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。
专家点评: 这是一个很好的技巧，类似的还有绘制自选图形时，也可以双击以绘制多个。任何时候，如果您觉得使用Office有些不方便，也许您就要发现一个新的技巧了。

11 巧妙设定Word启动后的默认文件夹
Word2000启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让 Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
(1)用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框；
(2)在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；
(3)单击“ 更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向您希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹；
(4)单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹；
(5)最后单击“确定”按钮 ，完成设置工作
专家点评: 软件如何能做得比最好还好？，这似乎是一个很难的问题，其实答案很简单，那就是让用户自由地定制。正如Windows XP所言：“您可以随心所欲。”

12 最大化和还原窗口的技巧
除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。你也许会说，第一种是双击标题栏，可以在最大化和还原之间变化，我说对，这就是第一种方法。那么第二种呢，在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，还不要说真的在最大化和还原之间变化。
专家点评: 也许您认为这属于Windows的技巧而不是Office的技巧。其实准确地说，它是Word的技巧。因为我还没有找到别的那个程序支持这个操作的功能。很难得哦！

13 获得邮件传递结果通知
对所有邮件都设置送达或阅读通知
在“工具”菜单上，单击“选项”。
单击“电子邮件选项”。
单击“跟踪选项”。
选中“已读回执”或“送达回执”复选框。

对单个邮件获得通知
在邮件中，单击“选项”。
在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

同样页面下，可以对“传递选项”进行设置

专家点评: 由于历史的原因，普通的电子邮件甚至Internet不被认为是可靠的通信方式。但作为一种重要的甚至是主要的通信方式，回执功能可能会带来很大的方便。虽然由于接收方或回执丢失的原因，没有收到回执并不意味着对方没有收到邮件；但如果收到回执，则可以肯定对方收到了邮件。

14如何消除缩位后的计算误差
有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是“工具－选项－重新计算”中，勾选“以显示值为准”。这样计算结果就没有误差了。
专家点评: 事实上并不是计算上有误差，而是显示设置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解决显示中的问题，但同时会改变数值的精度，在使用前Excel会给您一个警告。

15在Excel中输入人名时使用“分散对齐”
在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。
专家点评:本技巧给出了一个很好的例子，同时还带出了一个原则：永远不应使用空格或空行来调整对象的位置，因为它很难控制，且适应性差，可能导致意想不到的结果。在本例中，如果名字中间有空格，查找时若忘了这个空格则会很麻烦

16使用键盘快速更改文字的大小写
以下是使用键盘在Microsoft Word中快速更改文字大小写的方法：

选择您想要更改大小的文字并按下Shift+F3。每次按下F3键时，文字格式将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

17找回丢失的Word文件
单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）
专家点评:启用保留备份的方法是从工具菜单的选项命令，在保存选项卡中，选中保留备份。此后每次保存文档时，都以备份副本的形式复制文档的前一版。每个新的备份副本会替换前一备份副本。Word 会将备份副本（以 .WBK 为文件扩展名）与原文档保存在同一个文件夹中。如果选中“保留备份”复选框，Word 将自动清除“允许快速保存”复选框，因为 Word 只能在执行完整保存时创建备份副本。

18快速定位——书签
在需要定位的位置，选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按“添加”即可；在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位（在“插入”菜单中）即可。
专家点评:知道书签功能的用户不在少数，不过使用书签的人却为数不多，也许是我们的文档多不够大吧？实际上书签除了定位功能外还有很多作用，如很多和书签有关的Word域；文档内的超级链接以及文档目录

19使用自定义序列排序
使用自定义序列排序在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行。

专家点评:自定义排序只应用于“主要关键字”框中的特定列。在“次要关键字”框中无法使用自定义排序次序。若要用自定义排序次序对多个数据列排序，则可以逐列进行排序。例如，如果要根据列A或列B进行排序，可先根据列B排序，然后通过“排序选项”对话框确定自定义排序次序。下一步就是根据列 A 排序。

20在屏幕提示中显示快捷键
在Microsoft Word中，通过在屏幕提示中显示快捷键，您就可以知道最常用Word命令的快捷键。在选择显示工具栏屏幕提示时，您可以指定Word同时显示该工具栏按钮的快捷键。

在屏幕提示中显示快捷键的操作方法：

1. 单击“工具”菜单中的“自定义”，然后单击“选项”选项卡。

2. 选中“显示关于工具栏的屏幕提示选框”。

3. 选中“在屏幕提示中显示快捷键选框”。

21平均Word文档的分栏
我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。
专家点评:本方法将在分栏内容的最后插入一个连续型分节符。我通常的作法是，先在内容后面插入一个空行，但分栏时不选中此空行。与上述方法是异曲同工。如果仅对文档中间的一部分分栏，则直接分栏即可，不必这么麻烦。

22更快速的“全部保存”
有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。
专家点评: 这是我盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多，例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能，反之亦然。读者可以这样来试验，先按下Shift，再单击一个按钮不要松开鼠标按钮，观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可。

23在Excel工具栏中添加一个计算器
您知道吗？你可以在Microsoft Excel的工具栏上添加一个计算器。操作方法如下：

1. 点击视图菜单的工具栏，然后点击自定义。

2. 点击命令选项卡。

3. 在类别列表中，点击工具，在命令列表中，点击自定义（灰色计算器图标）。

4. 将所选的命令从命令列表中拖至某工具栏中（当您看到鼠标指针旁出现一个加号（+）时，送开鼠标）。

5. 点击关闭。

现在，点击刚刚添加的按钮，Excel将启动计算器

24 Word 表格计算
在Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行数用1、2、3…表示
专家点评:Word表格的计算功能虽然无法和Excel相比，但却远远超出一般人对于“简单”的想象。除了四则运算、乘方、百分数和等式不等式外，另有求和、取整等18个函数可供选用，如果定义了书签，还可以引用书签进行计算。

25 Word斜线表头
将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。
专家点评:最简单的表格只有行列2维。在手工处理数据的年代，为了能够在一张表格中反映尽可能多的信息，人们使用了斜线表头等结构复杂的表格。但数据库管理系统出现之后，我们只使用结构最简单的表，原来的复杂结构则通过表之间的关系来表达。因此，一般说来，斜线表头会导致表格结构复杂而不利于自动处理。

26快速重复输入
在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。
专家点评:其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令。不过这个命令有3个快捷键，大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y，也有人用功能键F4；本技巧给出的则是它的第3个快捷键。

27送你一个外出“小秘书”
在Outlook 单击“工具”菜单中的“外出时的助理程序”项。在对话框中点选“我目前外出”选项后，点下方的“添加规则”。在“编辑规则”对话框中设置规则。如：选择执行下列操作中的“答复”选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过次助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。
专家点评:此功能属于Outlook服务器端的邮件规则，需要Exchanger Sever的支持。否则可能根本无法找到该菜单命令。

28快速改变Word文档的行距
选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
专家点评：虽然简单，未必人人知道；虽然知道，未必在需要的时候能想得起来。好技巧未必很高深。

29使用Word汉英互译
中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。
专家点评: 这个功能从Word 6.0就已经有了，到了Word 2002则发展到极致。还可以借助Internet进行9国语言的全文互译。

30更快速的剪切/粘贴
在Microsoft Word中，我们长会用到剪切/粘贴功能，通常，我们会用光标选中要剪切的文字，右击鼠标选中“剪切”，再用将光标放到需要粘贴的地方，右击鼠标选中“粘贴”。其实大家可以试试下面的方法：

1.用光标选中要剪切的文字

2.按住Ctrl