上周讨论了实体组织的邮件讨论组，小容说从本地工作发展到远程工作以后，通过邮件组在一起工作的人们就越来越像虚拟组织一样。小容也分析了八个影响邮件讨论沟通绩效的因素。

从现实世界的实体组织到网络世界的网络组织，两者不是泾渭分明的两个极端，在两者中间也有许多混合的形态。连英国外交部都存在于Youtube和Flickr上，还有什么必要将网络和现实的界限划分得那么明显呢：）

上次Blogger Jia提醒小容，其实学校也是值得考虑的特殊形态。没有错，如果企业是实体组织的代表的话，学校就是半虚半实的一个特殊形态。企业、学校、网络群组三者形成一个由实到虚的演化路径。小容将在以后的贴子里详细探讨三者的差别。如果你对《成群结对》这个专题有任何的批评或者建议，请及时反馈给小容。

这次小容分享一下自身参与的半虚半实的邮件讨论组案例。

在过去几年中，小容在实体世界中的工作是协助大陆的创业公司筹集海外的风险投资，并在获得一轮风险投资之后，继续参与募集下轮风险投资的工作，最后，小容也会参与公司的海外上市（IPO）的过程。在私募阶段和IPO阶段的工作模式基本相同，有许多中介机构参与，包括投资银行（大陆称为券商）、律师事务所（通常会有多家）、审计师行（通常为全球四大之一）、物业评估师（根据上市地点而定是否需要）、财经公关公司（也称为投资者关系公关公司，根据上市地点不同，引入他们的时间点也不同）、技术评估机构（根据具体情况而定，并非每次都需要）、市场研究公司（根据具体情况而定，并非每次都需要）、内部控制管理咨询公司（目前仅适用美国上市的情况）……其中，投资银行也担任保荐人的职责，它成为每个IPO项目的核心组织者和协调人。

首先，每次IPO项目开始的时候，投资银行会给项目起个代号，类似软件公司给开发的产品取个版本代号一样。代号不拘一格，通常会和项目公司有些许关联，有些甚至很有诗情画意。不论怎么命名，这个项目代号最终会成为项目参与人员的一段职业生涯的缩影。从事投资银行相关工作的人，他们的职业人生就是由这样的一个一个项目代号编织成的，这些项目代号就像Tag，会有大有小，融资金额最大的IPO项目，那个Tag或许就会变得很大，项目时间跨度最长的，那个Tag的颜色或许就会变得很深……或许任何按项目制工作的人，他们的职场人生都会有这样的Tag云图：）

这个Tag同时也起着实在的一些作用，例如内部保密。投资银行里的人互相沟通时，会以项目代号来称呼项目，而不会将项目公司的名字轻易透露给未参与项目的同事。这个Tag也运用在邮件讨论组中。

接着，投资银行会拟定一个项目通讯录，将参与项目的所有中介机构已经公司内部参与项目的代表罗列一遍，列明个人的详细联系方式。随着项目的进展，会有更多的人员和更多的中介机构加入这个通讯录。

其次，每个团队（中介机构和公司）都会设立一个以项目tag为名称的特殊电子邮件地址，用于项目组成员简便地发送电子邮件的Project.tag@company-abc.com或者tag@company-abc.com会设定成自动转发给company-abc团队的成员。同时，每个项目组成员都会在每次发送邮件时把Project Tag的字样加入到邮件主题里。

由于项目团队来自各个地方，而且中介机构的职员也同时在参与多个项目，并且不断地移动式办公，因此电子邮件组成为项目组长期沟通的重要工具。根据项目情况，一个IPO项目的时间长短不定，少则六个月，多则一年或者更长。因此，IPO项目组可以说是一个典型的现实世界中的虚拟组织。

当然，IPO项目组也不是仅仅依靠电子邮件讨论组这个沟通工具，大家还经常使用电话会议、面对面会议、1：1电话、小规模面对面会议等等。然而，最多人员参与的经常性的群体沟通，还是依赖于电子邮件讨论组。全体成员参与的面对面会议好象就是开幕式的动员会议和闭幕式的IPO成功后的庆功宴了。

有趣的是，在小容的过去几年的职业生涯中，呆在项目邮件讨论组里的时间比呆在企业邮件讨论组的时间更长，因为一个IPO项目结束后，小容很快也会加入另外一个新的IPO工作组，为新的创业公司工作。而好几次，小容都遇上在不同中介机构里工作的同一个老熟人。可以说，小容和这些老熟人的沟通历史，比小容呆在项目公司的时间还长。同时，小容通过邮件讨论组和外部人士的沟通频率，也比小容和项目公司内的同事沟通的频率还高。

有许多实体公司，采用项目制的方式推进工作任务，和外界的其他公司组成一个又一个临时项目小组，这些多方参与的小组，就是实体世界中半虚半实的群体。邮件讨论组在这些项目小组的生命周期里是一个重要的表演舞台。

这些临时性的项目小组的活动形态，也和现在社会性网络空间里涌现的群组有些许相似之处。

来自：http://swordi.com/index.php/2008/04/01/ipo-project-e-mail-group/

分类： 管理工具 项目管理 软件工程