上次小容提到, 当人们从本地工作发展到远程工作的时候, 邮件讨论组就逐渐演化出许多有趣的事情了，因为距离让实体组织的成员越来越像虚拟组织一样联系在一起。然而，距离仅仅是影响远程工作中邮件讨论组沟通绩效的关键因素之一。

• 确定性的物理位置

人们明确地知道邮件讨论组成员来自固定的几个点（例如一间公司的几个办公室），和人们无法知道讨论组成员来自地球上哪个角落（例如网络组织的成员来自五湖四海），这两种情境会给参与讨论的每个人带来不同的心理感受。越是确定性的物理位置，人们的信任感越强，因为人们可以明确地感受到这是一个很实在的团体。而越是不确定性的物理位置，人们的信任感就越弱，人们会认为这是个松散的群体。

• 成员间的物理距离

即使人们明确地感知到邮件讨论组的成员来自于已知的几个固定物理位置，人们的感受还会进一步受到物理距离的影响。随着物理距离的扩大，人们的沟通工具越来越虚拟化，当沟通中出现问题时，人们对沟通工具的无奈也渐次加强。邮件讨论组是人们日常工具中的组成部分，它要和其他沟通工具配合起来使用。如果它成为唯一的沟通工具，那么，它的弱点就会暴露出来。

人们在同一个办公室里，邮件讨论出现问题，可以跑到对方办公室去面对面探讨。人们在同一个城市里，邮件讨论出现问题，可以直接抓起桌面的电话来沟通；人们在同一个国家里，可以多多发发短信息，适当挂挂长途电话；当人们在不同国家的时候，很多时候就只能依赖Skype之类的语音网络工具来配合邮件讨论组解决问题了。

同时，由于物理距离伴随着时差因素，而这导致沟通效率直线下降。24*7的工作绩效是建立在沟通良好的前提之上，可惜的是，人们总是把时间浪费上信息沟通本身。

• 成员互相是否熟悉

邮件讨论组成员互相是否熟悉，也是影响人们参与邮件讨论组的感受的重要因素。人们对于未知的东西总有一种恐惧感，不确定性总是在考验我们的心理承受力。如果人们在邮件讨论组中，不熟悉其他的成员，那么在这样陌生的环境里，人们在邮件组中的表现会很拘谨、保守乃至被动。与此相反，熟悉邮件组里每一个成员的人，必定在邮件组里表现最开放、积极和主动。游刃有余是建立在一定的安全感之上的。

然而，成员之间的熟悉程度也会带来另外一面的影响。随着成员之间的熟悉程度越来越高，邮件讨论组成员的社交模式就显得越来越制度化，在成员之间业已形成的社交规范也会出现在邮件讨论组这一虚拟空间里。人们在邮件讨论组里的表现会有所顾虑，因为他们知道自己的好友，或者有社交往来的联系人也在同一个邮件讨论组里，任何不慎的每一个字、每一句话都会给联系人带来不好的评价。在这样的情境下，人们会在邮件组里保持和其他地方一致的表现，而不会表现得迥然不同。

• 成员的数量

这个因素和上一个因素直接相关，成员数量越少，成员互相之间熟悉程度就高。成员数量越多，成员互相之间熟悉程度就低。

成员数量多少的另外一个影响是，个体在群体里脱颖而出建立声望的几率。在一个适当的数量范围里，个体只要稍微积极地发言，就可以很快在群体里脱颖而出，这样的高成功几率，激励了人们参与群体活动的热情。成员数量太少的话，成员之间互相已经非常熟悉，不存在着出名的需求，人们参与群体活动成为一种义务（工作任务要求做的事情，或者团队组织要求做的事情）；成员数量太多的话，个体的声音将很快淹没在喧嚣的广场中，人们对于需要付出极大努力的事情通常不抱有期望。

在群体里成功地建立个人声望，在于持续而长期的努力，人们在旷日持久之后只会记得少数特别表现优异的人。那些在大规模成员的邮件组里，短期表现极其活跃的人，通常被人们怀疑是否有自我推销的动机。

• 语言和文化

如果远程工作远到跨越国界的话，那么语言和文化就成为突出的影响因素。语言自然不必特别细说，同一语言的文本沟通都会经常发生误解和歧义，更何况不同语言。

相隔两国带来的还有不同的文化背景。跨文化工作团队，在沟通过程中需要理解对方，而不是被表面的行为所迷惑。小容还记得《区域财富–世界九大高科技园区的经验》一书中所提到的一个例子，作者介绍了一家跨国公司位于美国和爱尔兰两个地点的团队在群体沟通中发生的有趣情况，美国的工程师频繁地发送邮件，而爱尔兰团队则默默无闻，对美国工程师发出的邮件不理不踩，美国团队非常恼火。直到有一次，两个地点的团队聚集在一起面对面开会时，美国团队才发现原来爱尔兰的工程师个个都是反应迅速、行动卓有成效，他们只是不习惯于在邮件讨论组里大声嚷嚷而已（小容不敢确信具体例子是否指爱尔兰，如果你也在看同一本书，请不吝指正）。

• 任务主题

实体组织在运用邮件讨论组时，往往基于不同的任务而发起不同参与成员的邮件组，不同的邮件组讨论不同的主题。一个雇员可能会参与多个邮件讨论组。不同的主题限定了不同的参与个体的资格。

网络空间的邮件讨论组则和实体组织的邮件讨论组有细微的差别。虽然每个邮件讨论组都是围绕某一个主题而建立的，但是，实体组织的邮件讨论组通常带有更明确的任务意味，而网络空间的邮件讨论组则偏向于某一个宽泛的主题，没有明确的任务意味。

当然，两者也都有特例。例如，我们不排除部分网络空间讨论组的主体是已经很规范的网络组织，在这样的情况下，他们的邮件讨论组也会类似实体组织一样带有明显的任务意味。

• 时间线/生命周期

与任务主题伴随而来的因素就是时间线，或者说生命周期。越是带有明确任务的邮件讨论组，它的生命周期就明晰可见。当任务结束之后，邮件讨论组就会解散。

此外，非常重要的是，处于任务不同阶段的邮件讨论组，它的绩效很不相同。举研发过程为例，依照国际性研发过程的传统，按照熊彼特分类方法将研究开发分为三个阶段：

• 项目前阶段：怎样创造一个好产品概念和一个管理项目；
• 开发阶段：怎样管理一个项目；
• 引进市场：怎样将研发成果高效率地转入营运和客户手中。

在项目前阶段，项目团队的沟通非常依赖于本地的面对面沟通，远程通讯在此阶段会造成许多的不便，因为此阶段需要研究团队成员经常召开动脑会议，激荡新构思。白板——取代电子邮件——成为最主要的沟通工具。而在开发阶段，产品概念已经成型，任务推进到实施的阶段，这时候远程工作的重要性就显现出来。通过24*7小时的工作，整个任务的时效大大提高（想要了解关于国际研发管理的更多内容，请阅读《未来竞争优势：全球研发管理案例研究与分析》）。

大多数情况下，网络空间邮件讨论组的生命周期，倒是与成立时间有关，随着时间的推延，邮件讨论组成员对该主题的激情会趋于平淡。这背后的原因有多种多样，例如没有新鲜的谈资、工作性质发生转变导致职业兴趣发生改变、新老成员的知识积累差距拉大、重大的冲突和创伤……等等。当然也有特例，例如每周出版的群体blog而成立的封闭式邮件讨论组，或许在每周出版日前后的一两天，邮件讨论组的沟通频率就特别高，两个出版周期中的日子，沟通频率就相对更低。而为一个一年一度的会议成立的邮件讨论组，或许也存在同样现象。

• 讨论组的规则和文化

每个邮件讨论组都会有显性的规则或者隐性的规则，同时由于不同成员的个性和风格也会形成一定的文化氛围。

实体组织的邮件讨论组通常不会有特别的规则，成员被组织加入邮件讨论组时就会被告知该邮件讨论组的任务，邮件讨论组通常不会声明特别的规则，因为他们默许的是遵从实体组织的沟通规则。而在网络空间里的邮件讨论组，通常都会声明特别的规则，告诉成员一些注意事项，并以规则判定成员是否违规。

网络空间的邮件讨论组，同时还会受到成员的个性和风格的影响，进而形成不同的文化氛围。小容曾经兴致勃勃地加入某一个公益项目的邮件讨论组，后来发现在该邮件组的刷新频率极高，而且其中成员貌似已经养成了灌水的文化——这些普遍年龄较轻的成员，将BBS的灌水文化带入邮件讨论组。他们没有意识到，邮件讨论组是群发空间，每一次无效消息都会对每个成员造成骚扰。而BBS里的灌水行为则不会造成这样的骚扰，因为成员是主动浏览每个版块、每个主题、每个贴子——小容的反应是立即将该邮件组打个标签，将它转移到备档库。有闲的时候才想起来去察看一下。

如果你在使用邮件讨论组中有任何心得和发现，请分享给大家！你可以在这里留言，或者写在你自己的blog，而后Trackback回来：）

来自：http://swordi.com/index.php/2008/03/25/key-elements-of-e-mail-groups/

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